Libros a llevar
LIBROS OBLIGATORIOS
Debe rubricarse en el Registro de la Propiedad inmueble y, en caso de extravío o destrucción, se deberá confeccionar otro que también deberá rubricarse mediante Escribano Público.
Se transcriben las resoluciones de la Asamblea de Copropietarios, las cuales deben ser firmadas por todos los presentes, salvo que el Reglamento establezca otra cosa.
Es conveniente transcribir íntegramente la totalidad de las resoluciones para evitar cualquier tipo de suspicacia o malentendido.
Libro de Administración
Se exige su rúbrica en el Registro de la Propiedad del Inmueble.
Si bien no requiere ser llevado con las formalidades propias de los libros de comercio, en este libro debe asentarse todo el movimiento económico del Consorcio.
Su importancia es crucial, ya que de estas constancias se extraerán las rendiciones de cuentas, los gastos del Consorcio y las expensas que cada propietario estará obligado a abonar como así también los respectivos arqueos mensuales para el Balance.
Correctamente llevado y periódicamente actualizado, este Libro permite a los consorcistas controlar el manejo de los fondos por parte del Administrador y es un elemento probatorio de vital importancia en las querellas entre administrador y copropietarios, ante peritos contables en toda ocasión en que se suscribe un pleito que llegue a los estrados de la Justicia.
Libro de Remuneraciones y Registro de Empleados
Constituido por la Ley Nº 20.744 de Contrato de Trabajo rubricado ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, cuyos inspectores suelen requerirlo. Es obligatorio aunque se tenga un solo empleado. En él deben asentarse y actualizarse todos los datos relativos al personal: fecha de ingreso, horarios, remuneraciones, aportes, licencias, egreso, etc. Es necesario aclarar que, -en caso de juicio laboral-, la falta de datos o actualización de este libro originan una presunción a favor del trabajador, por lo que no está de más reiterar la importancia de registrar correctamente toda la información y mantenerlo al día.
Exigido por el Art. 25 de la Ley 12.981 rubricado en el Ministerio de Trabajo y Seguridad social. En él se asientan todas las obligaciones del personal, y las órdenes que se le imparten, por lo que también resulta un esencial elemento probatorio en todo conflicto de índole laboral que pudiera suscitarse.
Libro de Ascensores
Rubricado por el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y los Municipios provinciales.
Libro de Registro de Firmas Ley 3.254
Autorizado por el Registro Público de Administradores de Consorcio. Dado que no es obligatorio, (aunque sí para el Ministerio de Economía y Producción), las características de este libro no están reglamentadas, quedando a criterio de cada administrador el uso y costumbre del mismo, el cual, generalmente, y por desgracia, es ignorado. Por lo general cada foja del libro se destina a una unidad funcional donde se asentarán hasta 4 titulares de la misma, número de unidad funcional, piso, departamento y el porcentual que le corresponde según el Reglamento de Copropiedad. Además de los datos completos de los propietarios, se exige su firma y carácter de la misma. También figura el estado de regularidad jurídica de cada uno de ellos como, también, -y en caso de rentar el bien-, los datos particulares de sus eventuales inquilinos.
Libro de Control Sanitario y Agua Potable
El propósito del mismo es asegurar la confiabilidad del agua potable en todos los edificios de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, plasmándose en él los resultados del análisis del agua potable. El Libro de Control Sanitario y Agua Potable deberá contar con una apertura realizada por escribano público quien deberá consignar el inmueble en cuestión, la fecha de apertura, el uso que se le dará al libro y la cantidad de folios.
Libro de Control de Seguridad Edilicia
Esta norma rige exclusivamente dentro de la Ciudad de Buenos Aires y su objetivo es la obtención de una “Certificación de Edificio Seguro”. Tiene como fin efectuar el registro de la fiscalización en los inmuebles comprendidos por la disposición, para satisfacer las necesidades de control y fiscalización. El mismo deberá permanecer en el inmueble ante eventuales inspecciones. Este libro deberá constar con la apertura ante escribano público asentando el inmueble, el uso que se le dará al mismo, la fecha de apertura, el nombre y la cantidad de folios, en cada uno de los cuales se deberá llevar preimpreso el diseño establecido.
LIBROS NO OBLIGATORIOS
Libro de registro de correspondencia
En este libro se asienta la correspondencia recibida a diario y sirve a efectos de controlar reales recepciones, extravíos, adulteraciones o robo de la misma. Puede ser llevado por el encargado, un miembro del Consejo de Administración o una persona designada para tal fin perteneciente al consorcio del edificio.
Libro de inventario
En este libro consta el inventario de los bienes adquiridos por el consorcio. Por ejemplo: cestos de residuos, cortinados, maceteros, espejos, luces de emergencia, rampas o sillas para inválidos, etc.
Libro de asuntos legales
Este libro será el encargado de recolectar todo lo concerniente a los asuntos legales y/o judiciales que involucran al consorcio en relación a terceros, externos o internos (encargados, copropietarios e inquilinos). Puede complementarse con un anexo en el cual se adjunten leyes, decretos o disposiciones afines a los intereses del consorcio.
Registro de proveedores y presupuestos
Muchas veces, es conveniente tener armado un libro de proveedores y presupuestos presentados para los respectivos trabajos de servicio o mantenimiento a efectos de llevar un seguimiento general del movimiento generado por los mismos en el edificio.