Plan de Trabajo

1.      RECEPCIÓN DEL CONSORCIO:

a.      Asesoramiento sobre el Acta a realizar por parte de la Asamblea.

b.      Recepción de la liquidación final y documentación de parte del anterior administrador.

c.       Cambio de firma en la cuenta bancaria.

d.      Vinculación de la clave fiscal en la AFIP.

e.       Cambio a las claves personales en SUTERCH, FATERYH y OSPERYCHRA.

f.       Control por parte de la Doctora Cecilia Del Bianco de la situación del consorcio ante la AFIP, SUTERH, FATERYH y OSPERYCH y en caso de existir deudas introducir al consorcio en la moratoria. Esto último dependerá de cuando ésta cierre.

g.      Control por parte del Arquitecto Daniel Giglio del estado del edificio. (Esta actividad se hará sin cargo).

h.      Control por parte de la empresa GEOS, de todo el sistema contraincendios. (Esta actividad se hará sin cargo).

2.      DURANTE LA GESTIÓN:

a.      Abonos. Los abonos que el consorcio dispondrá serán los siguientes:

1)      Calderas en caso de contarse con ellas.

2)      Desinsectación y limpieza de tanques de agua.

3)      Liquidación de sueldos.

4)      Mantenimiento de ascensores.

5)      Mantenimiento de sistemas contraincendios.

6)      Mantenimiento de jardines en caso de ser necesario.

7)      Medicina laboral.

b.      AFIP. Se cumple con la exigencia de la AFIP, que exige a los administradores por la resolución 3396/2012, informar quienes pagan más de $2000 de expensas o su inmueble supera los 100m².

c.       Bancalización.

1)      Todos los consorcios que administro disponen de una cuenta individual a nombre del consorcio y no acepto depósitos en cuentas personales que por otra parte no dispongo. Esto permite presentar mensualmente el extracto con los movimientos del consorcio.

2)      Idealmente la cuenta debería estar radicada en el Banco Santander Rio.

3)      En lo personal trabajo con cuentas en que la firma es indistinta con algún miembro del Consejo de administración o a sola firma. No lo hago con cuentas conjuntas ya que generan innumerables inconvenientes a la hora de hacer firmar los cheques, atrasan los pagos y complican la administración.

d.      Documentación.

1)      Es normal que con los sucesivos cambios de Administradores, documentación importante del consorcio esté cambiando de mano en mano con todo lo que ello implica fundamentalmente pérdidas.

2)      En cada consorcio que administro compré un armario y lo instalé en algún lugar común del edificio para archivar su documentación debidamente inventariada, quedando bajo mi guarda solo la que pertenece al año que aún no ha sido aprobado por la Asamblea Ordinaria.

e.       Edificio seguro.

1)      El gobierno de la ciudad de Buenos Aires exige a los administradores cumplir con las exigencias del edificio seguro. Esto implica que un profesional habilitado realice un control del edificio para ver si cumple con las normas y una vez que esté de acuerdo con ellas hacer la presentación correspondiente.

2)       El edificio seguro implica cumplir con la ley 257, seguridad e higiene, desinsectación, ascensores, calderas, sistemas contraincendios, etc.

3)      De todo lo dicho lo más importante es la Ley 257, que es el control perimetral para ver si hay riesgo de desprendimientos que puedan causar un accidente. De no estar hecho y haber un accidente el consorcio es solidario responsable. Por otro lado, en caso de hacerse el control, la municipalidad da un Plazo de tres meses para iniciar las reparaciones y de otros tres para finalizarlas.

f.       Expensas.

1)      El primer día de cada mes recibirán la liquidación de expensas. Este punto es importante para que los copropietarios puedan pagarlas en tiempo y forma.

2)      Fondo operativo.

a)      En los consorcios que administro trato de generar con el tiempo un saldo positivo que permita que el consorcio disponga de fondos a principio de cada mes para afrontar sus obligaciones sin tener que esperar a recolectar las expensas.

b)      Esto permite evitar el pago de intereses y punitorios injustificados como así poner todos los servicios (luz, gas etc.) en débito automático.

c)      Idealmente se debería contar de saldo con un monto cercano a una recaudación.

d)     De todas maneras la forma de generar este monto debe ser gradual y consensuada a los efectos que no se produzcan alzas muy bruscas en las expensas.

3)      Deudores morosos. Es política de esta Administración, salvo instrucción en contrario por parte del Consejo de Administración o de la Asamblea, proceder a llamar por teléfono al posible deudor dentro del primer mes para invitarlo a regularizar la situación, al segundo mes se le envía una carta documento y al tercer mes se pasa el cobro de la deuda a un abogado. En general esta política me permite decir que en los consorcios que administro cuento con una morosidad cercana a cero.

g.      Honorarios. Serán los que se consensuen entre las partes y se actualizarán anualmente en oportunidad de realizarse la Asamblea Anual Ordinaria. En caso que las condiciones económicas del país se deteriores a un punto tal que no sea razonable esperar el lapso señalado, la actualización obrará de acuerdo a las circunstancias imperantes. En caso de no llegar a un acuerdo se aplicará la escala establecida por la CAMARA ARGENTINA DE PROPIEDAD HORIZONTAS Y ACTIVIDADES INMOBILIARIAS.  

h.      Libros del consorcio. Es común que muchos administradores no lleven los libros obligatorios. De ser esta la situación se abrirán dichos libros. Este es un gasto que puede parecer superfluo pero es importante. Los libros que obligatoriamente deben llevarse son:

1)      Libro de Actas.

2)      Libro del Consorcio (Contabilidad).

3)      Libro de Datos.

4)      Libro de Firmas.

5)      Libro de Órdenes.

6)      Libro de Sueldos.

i.        Liquidación de sueldos.

1)      Lo realizo con la empresa SIPAC. Para el consorcio no representa un gasto importante y brinda la tranquilidad de que los sueldos se liquiden en un todo de acuerdo a las normas vigentes ya que para los administradores por su actividad propia es muy difícil de mantenerse al día en cuanto a la evolución de las normas vigentes.

2)      Es mi política pagar el primer día hábil de cada mes. Desde ya que esto depende del saldo deudor que disponga el consorcio.

j.        Mantenimiento. El mantenimiento lo realizo con el Arquitecto Daniel Giglio. Esto me permite dar garantía de los trabajos y financiarlos ya que acepta, según el monto, que se los pague al menos en dos meses. Sin embargo no hay inconveniente en que si el consorcio consigue un mejor presupuesto o desea que el trabajo lo realice un determinado proveedor así se haga. Los presupuestos, salvo las urgencias, serán presentadas al Consejo para su aprobación.

k.      Medicina Laboral. El consorcio debe contar con un sistema de medicina laboral. (Ley 19587). Yo lo hago con la empresa SEMED (Aproximadamente $110 por mes y por un trabajador). Cubre el Ingreso, la Revisación Anual, el control de los Partes de Enfermo y el Egreso del trabajador. Es importante a la hora de los juicios laborales.

l.        Plan de Mejoras. Serán aprobadas por el Consejo o la Asamblea dependiendo del monto.

m.    Relación de trabajo con el consorcio:

1)      En mi opinión es tan importante trabajar coordinadamente con el Consejo de Administración, como mantener una fluida comunicación con cada copropietario, la que podrá materializarse a través del Consejo para aquellos aspectos de índole general del edificio y en forma directa y personal para los problemas de interés particular. Esa comunicación podrá ser articulada personalmente cuando concurra al edificio, por mail (adm.faraj@gmail.com), por teléfono (4541 8365), en el horario de 1000 a 1600 para los problemas de rutina y por celular (15 4437 3214) durante las 24 horas para las emergencias.

2)      En lo que hace al Consejo sería conveniente tener una reunión al menos mensual.

n.      Relaciones laborales.

1)      De acuerdo a lo estipulado por el Convenio Colectivo de Trabajo, el único que detenta la administración y gobierno del personal es el Administrador.

2)      Sin embargo al no vivir en el consorcio el control se dificulta por lo que es importante que se hagan llegar las inquietudes para solucionarlas.

o.      Rendición de cuentas.

1)      A la Asamblea Ordinaria: se hará anualmente y en un todo de acuerdo con lo estipulado en el Reglamento de Copropiedad y Administración. Independientemente de los temas que obligatoriamente el reglamento exija tratar se incluirá en la Orden del Día los siguientes:

a)      La Memoria de lo actuado durante el año.

b)      El Balance.

c)      Ratificación del Administrador.

d)     Nombramiento del nuevo Administrador en caso de que no sea ratificado el actual.

e)      Honorarios.

2)      Al Consejo de Administración:

a)      Se realizará mediante la entrega de una carpeta mensual con todos los comprobantes originales de las erogaciones efectuadas, el extracto bancario, la conciliación bancaria, la copia del libro de Caja y Bancos, la Planilla de Gastos, la Planilla de Prorrateo y la Planilla de la Situación Financiera del consorcio. (Se adjuntan ejemplos).

b)      Esa carpeta permanece un mes en manos del Consejo para su aprobación y luego debe ser devuelta para su archivo.

3)      A cada copropietario. Mediante la Liquidación de Mensual Expensas que consta de:

a)      PLANILLA DE SITUACIÓN FINANCIERA:

(1)   Encabezamiento: Figuran los datos de consorcio y del Administrador. Allí encontrarán donde depositar las expensas y dónde ubicar a la administración.

(2)   Cuadro Resumen del Movimiento del Mes: Encontraran los totales de los movimientos efectuados en el período discriminados en Expensas Ordinarias, Extraordinarias y Fondo de Reserva. El Saldo anterior es la cifra que quedó disponible del período anterior. Los Ingresos del Período es lo recaudado y debe coincidir con lo que figura en la Planilla de Montos Recaudados y a Recaudar, los Egresos del Período es lo que se erogó y debe coincidir con la Planilla de Gastos y el Saldo Siguiente Período es lo que queda disponible.

(3)   Cuadro de Saldos a Favor del Consorcio: En el cuadro Saldos, encontraran la suma de los saldos de las expensas ordinarias, extraordinarias y fondo de reserva y si se encuentran en la caja o en el banco.

(4)   Cuadro de Totales a Recaudar por Prorrateo: Encontraran:

(a)    Expensas Ordinarias

·         El total de gastos que debe coincidir con el total de la Planilla de Gastos.

·         Las provisiones que son sumas que se recaudan para hacer frente a gastos que obligatoriamente se deberán hacer en el futuro como por ejemplo los aguinaldos, y se van recaudando paulatinamente par que no incidan fuertemente en un determinado mes.

·         Las previsiones que son sumas que se recaudan para hacer frente a gastos posibles gastos a los que se deberán hacer en el futuro como por ejemplo el pintado de un palier, y se van recaudando paulatinamente par que no incidan fuertemente en un determinado mes.

(b)   Expensas extraordinarias: ídem anterior.

(c)    Fondo de reserva: Lo que la Asamblea o el Consejo de Administración determine.

b)      PLANILLA DE GASTOS EROGADOS: En ella figuran las erogaciones del período discriminadas por expensas Ordinarias, Extraordinarias y Fondo de Reserva y a su vez por grupos de comodidad. Puede llegar a suceder que para que los montos a recaudar no sean tan significativos el Consejo de Administración ordene pagar parte de las erogaciones con el Fondo de Reserva y por lo tanto encuentren diferencias entre lo erogado y el total a recaudar. Esta situación será informada expresamente.

c)      PLANILLA DE MONTOS RECAUDADOS Y A RECAUDAR. Está dividida en varios sectores:

(1)   Cuadro de Datos de los Consorcistas.

(2)   Cuadro de lo recaudado en el Período.

(a)    Se refleja el total abonado en el período por cada consorcista.

(b)   Otros Ingresos: Allí se reflejan ingresos que el consorcio eventualmente pueda tener y que no provengan de un consorcista determinado.

(3)   Cuadro de Montos a Recaudar por Consorcista en el Siguiente Período.

(a)    Deuda: aquí figura lo que se debería haber recaudado y no se recaudó junto con los intereses. Cuando aparezca un número con signo negativo significa que es un SALDO A FAVOR que tiene ese copropietario.

(b)   Interés: es el que se cobra por haber pagado las expensas después de la fecha de vencimiento y hasta el día en que se hizo efectivo el pago.

(c)    Punitorios: Es el monto que se cobra por pagar las expensas después de la fecha de vencimiento e independientemente de los intereses devengados.

(d)   Expensas comunes: Es lo que cada consorcista debe pagar por las erogaciones realizadas prorrateadas según el porcentaje asignado a cada unidad funcional. Están divididas en expensas Ordinarias, Extraordinarias y el Fondo de Reserva.

(4)   Por último se consigna la fecha de cierre, la fecha de vencimiento, el interés mensual y el monto de los punitorios.

 

 

d)     EL AVISO DE PAGO:

(1)   Encabezamiento: Nuevamente figuran los datos de consorcio y del Administrador. Allí encontrarán donde depositar las expensas y dónde ubicar a la administración.

(2)   Resumen Personalizado: En él figura lo que debe pagar cada consorcista. Coincide con el renglón que le corresponde a su Unidad Funcional en la Planilla de Montos Recaudados y a Recaudar, Cuadro de montos a Recaudar en el Siguiente Período.

(3)   Avisos: Allí encontraran avisos importantes que deben conocer como por ejemplo resoluciones que adoptó el Consejo de Administración, posibles descuentos extraordinarios, etc.

e)      EL RECIBO DE PAGO: Es el recibo emitido por esta administración de lo que depositaron en la cuenta del consorcio. Lo recibirán siempre con la liquidación del siguiente período. Mientras tanto el ticket emitido por el banco sirve de suficiente recibo

p.      Seguros.

1)      Es sumamente importante que la compañía de seguros sea de primera línea. Personalmente trabajo con la compañía de seguros ALIANZ.

2)      Es importante que el consorcio, además de los seguros obligatorios esté asegurado contra accidentes personales que resguarda al consorcio de lo que no cubre la ART.

3)      También cumplo con lo dispuesto por la Disposición Nro. 777/DGDYPC/13 en lo referente a contratar un seguro que cubra al consorcio sobre mala praxis por parte del administrador.

q.      Seguridad. En caso que el consorcio tenga seguridad es importante:

1)      Que la empresa cumpla con los requisitos legales exigidos ya que de no hacerlo el consorcio pasa a ser solidario responsable y al administrador podría caberle responsabilidad por mala praxis.

2)      Que se le practiquen las retenciones que correspondan y se depositen a nombre de la AFIP.